Hi, How Can We Help You?

Blog

Jakich danych osobowych można domagać się w procesie rekrutacji?

Nie sposób wyobrazić sobie, żeby można było rekrutować czy zatrudniać pracowników bez przekazania przez nich danych osobowych. Pracodawca prowadząc rekrutację, jest przez prawo pracy upoważniony do żądania pewnych danych osobowych. Jakich? Czy pracodawca może domagać się podania numeru telefonu bądź adresu e-mail przez osobę ubiegającą się o pracę?

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca w czasie rekrutacji?

Od kandydata do pracy pracodawca może żądać pewnych danych osobowych. Będą to przede wszystkim podstawowe dane takie jak : imię i nazwisko, imiona rodziców, czy data urodzenia. Pracodawca może domagać się również podania adresu zamieszkania czy adresu do korespondencji, a także danych o wykształceniu i  o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może żądać innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Czy pracodawca może domagać się adresu e-mail  i numeru telefonu w procesie rekrutacji?

Warto zwrócić uwagę na to, że ustawa nie przewiduje możliwości żądania przez pracodawcę od kandydata na pracownika innych danych osobowych. W ostatnim wpisie na temat tego czym są dane osobowe, wskazywaliśmy miedzy innymi, że dane osobowe to również numer telefonu czy adres e-mail.  W praktyce dane te są bardzo często zbierane w procesie rekrutacji, przede wszystkim ze względów praktycznych. O wiele łatwiej jest skontaktować się z pracownikiem, którego chcemy zatrudnić przez telefon niż wysyłając mu list na adres zamieszkania. Pracodawcy często nie mają świadomości, że prawo nie daje im uprawnienia do domagania się podania przez kandydata adresu e-mail czy numeru telefonu.

Ustawa o ochronie danych osobowych

Nie ulega wątpliwości, że w procesie rekrutacji przetwarzane są dane osobowe osób ubiegających się o pracę. Ustawa o ochronie danych osobowych za przetwarzanie danych uznaje  jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Czy na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji potrzebna jest zgoda kandydata?

Czy pracodawca prowadzący rekrutację powinien zaznaczyć, że na zgłoszeniu kandydata, powinna znaleźć się klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji?

Co do zasady prawo pracodawcy do żądania od kandydata danych osobowych wymienionych wcześniej ( imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) wynika z przepisów ustawy Kodeks Pracy. W takiej sytuacji zgoda kandydata na ich przetwarzanie nie jest wymagana.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

 

Na stanowisku takim stoi również GIODO :

Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna, gdy chodzi o zakres danych wynikający z art. 22[1] KP. Przepis ten stanowi bowiem podstawę do przetwarzania przez potencjalnego pracodawcę danych osobowych kandydata do pracy obejmujących jego imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Jest to jednocześnie podstawa prawna z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) (Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 stycznia 2015 r. DOLiS/DEC 41/15/5125)

Klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych

Kandydaci w procesie rekrutacji często dobrowolnie  podają jednak inne, niż określone w ustawie dane osobowe, chociażby właśnie adres e-mail czy numer telefonu. W takiej sytuacji, pracodawca nie ma podstawy prawnej dla przetwarzania ( w tym gromadzenia) tego typu danych.

Dlatego dla przetwarzania danych niewymienionych bezpośrednio w przepisach, konieczna jest zgoda pracownika. Warto również pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Uznaje się, że taka zgoda powinna stanowić odrębne oświadczenie osoby, której dane dotyczą, zaś z treści tego oświadczenia powinno jasno wnikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane.

Dlatego też, w takiej sytuacji, zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna znaleźć się w dokumentach aplikującego. Bez takiej zgody, przetwarzanie danych osobowych nie znajduje podstawy prawnej.

 

To stanowisko również popierane jest przez GIODO :

Natomiast jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje w dokumentach rekrutacyjnych więcej informacji, niż wynika to z wymienionych przepisów prawa, wówczas podstawą prawną do ich przetwarzania przez potencjalnego pracodawcę jest zgoda tej osoby (czyli podstawa prawna z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy).Taka zgoda jest także wymagana, jeśli dane miałyby być przetwarzane nie tylko w celu rekrutacji, ale także np. w celach marketingowych. Z punktu widzenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przez zgodę osoby, której dane dotyczą, rozumie się oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści, Formuła zgody na przetwarzanie danych osobowych powinna stanowić odrębne oświadczenie osoby, której dane dotyczą, od innych oświadczeń, z jej treści zaś powinno w sposób niebudzący wątpliwości wynikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane. Przy odbieraniu zgody zagwarantowana powinna być opcjonalność, tj. osoba składająca oświadczenie powinna mieć możliwość wyrażenia zgody na określone działania albo jej niewyrażenia. (Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 stycznia 2015 r. DOLiS/DEC 41/15/5125).

 

Jak widać znajomość przepisów prawa, w tym również przepisów dotyczących ochrony danych osobowych jest niezbędna każdemu pracodawcy. W razie wątpliwości, podczas prowadzenia procesu rekrutacji warto skonsultować się z prawnikiem, ażeby uniknąć ewentualnego naruszenia prawa. Jeżeli są Państwo zainteresowani informacją o tym, jakich danych może domagać się pracodawca od (zatrudnionego już) pracownika, zachęcamy do obserwowania naszej strony na Facebooku. Tam pojawiają się informacje o najnowszych wpisach.