Świadectwo pracy

Dziś przedstawiamy na blogu podstawowe informacje dotyczące świadectwa pracy. Każdy pracodawca prędzej czy później spotyka się z koniecznością wydania świadectwa pracy, dlatego ważne jest, żeby pamiętać o podstawowych zasadach związanych z jego wydawaniem.

Świadectwo pracy – z inicjatywy pracodawcy czy na wniosek?

Przepisy mówią, że pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy , jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Oznacza to, że pracodawca w takiej sytuacji ma wydać świadectwo pracy z własnej inicjatywy, a pracownik nie musi w tym zakresie składać wniosku.

Pojęcie niezwłoczności doprecyzowane zostało w § 4 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy ).

Świadectwo pracodawca wydać powinien w dniu rozwiązania (lub wygaśnięcia) stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, to wtedy pracodawca powinien przesłać świadectwo pracy w ciągu 7 dni za pośrednictwem operatora albo doręczyć to świadectwo w inny sposób( np. osobiście, przez kuriera, przez pracownika etc.)

Świadectwo pracy na wniosek pracownika

Jeżeli pracodawca, nawiązuje z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy, w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego, to wtedy nie ma obowiązku wydawania świadectwa pracy z własnej inicjatywy.

W takiej sytuacji świadectwo pracy wydaje się na wniosek pracownika. Wniosek taki może być złożony w wersji papierowej lub elektronicznej. Warto pamiętać o tym, że pracownik może taki wniosek złożyć w każdym czasie. Dodatkowo wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano pracownikowi świadectwa pracy.

W takim wypadku pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectwa pracy w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

Warto przeczytać : Utrata zaufania jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę.

Komu może zostać wydane świadectwo pracy?

Świadectwo pracy może być wydane bezpośrednio pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Informacje, które należy podać w świadectwie pracy określone zostały w Kodeksie Pracy i Rozporządzeniu. Są to m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

W świadectwie pracy umieszcza się również wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Dlaczego warto zapoznać się z rozporządzeniem?

Przed wydaniem pracownikowi świadectwa pracy warto w całości zapoznać się z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Znajduje się w nim nie tylko wykaz informacji, które należy umieścić w świadectwie pracy, ale również wzór świadectwa pracy (wraz z objaśnieniami). Wzór ten niewątpliwie znacznie ułatwi sporządzenie świadectwa pracy każdemu pracodawcy.

Rozporządzenie można znaleźć tutaj.

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik ma prawo do wystąpienia o sprostowanie świadectwa pracy w terminie 7 dni od jego otrzymania. Jeżeli pracodawca nie uwzględni tego wniosku, pracownik może z żądaniem sprostowania świadectwa wystąpić na drogę sądową, w terminie 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

O tych uprawnieniach pracodawca ma obowiązek pouczyć pracownika, zawierając stosowne pouczenie na świadectwie pracy

Po otrzymaniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca ma 7 dni na wydanie nowego świadectwa pracy, bądź zawiadomienie pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.

Zmiana treści świadectwa pracy po wyroku sądu

Przypadków, kiedy świadectwo pracy będzie musiało zostać zmienione na skutek wyroku sądu może być kilka.

Po pierwsze, w razie uwzględnienia przez sąd powództwa  o sprostowanie świadectwa pracy. W takiej sytuacji pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy, w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

W przypadku, kiedy sąd orzeknie o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania za niezgodne z przepisami wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 3 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu.

Dodatkowo, w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika ( potocznie często nazywanego zwolnieniem dyscyplinarnym), jeżeli sąd uzna, że rozwiązanie to nastąpiło z naruszeniem prawa, to pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy, zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Świadectwo to powinno zostać wydane również w terminie 3 dni.

Zmiany w świadectwie pracy po wyroku na korzyść pracodawcy

Warto pamiętać, że istnieją również przepisy chroniące pracodawcę w tym zakresie. Jeżeli pracownik dokona rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, a sąd wyda orzeczenie o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę w tym trybie, to  pracownik w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie przedkłada pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy.

Co zrobić jeżeli pracownik tego obowiązku nie spełni ? Wtedy pracodawca wzywa pracownika do przedłożenia świadectwa pracy w ciągu 3 dni od otrzymania wezwania w celu zamieszczenia takiej informacji w świadectwie pracy. Pracodawca uzupełnia świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi w ciągu 3 dni od przedłożenia go przez pracownika.

Zniszczenie świadectwa pracy

Co do zasady kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Odpis tego świadectwa może być wydany pracownikowi albo upoważnionej osobie w uzasadnionych przypadkach.

Jednak w przypadku wydania nowego świadectwa pracy, na przykład, na skutek uwzględnienia wniosku o sprostowanie czy na skutek orzeczenia sądu, pracodawca, ma obowiązek usunąć z akt osobowych i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo. Przepisy określają, że pracodawca ma obowiązek dokonać tego najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy.

Śmierć pracownika

A co dzieję się w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z uwagi na śmierć pracownika? Co w takim razie ze świadectwem pracy?

W takim przypadku pracodawca również ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy. Świadectwo to włącza się do akt osobowych zmarłego pracownika. Pracodawca wydaje świadectwo na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną. Jeżeli nie ma takich osób, to na wniosek  innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika.

Wniosek o wydanie świadectwa może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Świadectwo w takim wypadku pracodawca ma obowiązek wydać w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Dlaczego wydanie pracownikowi świadectwa pracy ( prawidłowo i w terminie) jest tak ważne?

Po pierwsze dlatego, że pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Ponadto niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny od 1000  do nawet 30 000 zł. Stanowi o tym art. 282 § pkt 3 Kodeksu Pracy.

Każdy pracodawca powinien pamiętać o tym, że wydania świadectwa pracy nie można uzależnić od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą.

 

Na co dzień zawodowo wspieramy przedsiębiorców w prowadzeniu działalności gospodarczej. Pomagamy w bieżących sprawach związanych prawem dla przedsiębiorców, prawem pracy, zabezpieczaniem i dochodzeniem roszczeń, czy prawem nowych technologii. Na blogu dzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem. Informacje o najnowszych wpisach zawsze pojawiają się na stronie kancelarii na Facebooku. Zapraszamy do jej obserwowania.

 

Warto zobaczyć :

Wynagrodzenie za wadliwie wykonaną pracę. Czy się należy?

Nagrywanie rozmowy z pracodawcą przez pracownika

Podróż zagraniczna w czasie zwolnienia lekarskiego pracownika

Przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy

Czy zakup odzieży służbowej dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?