Hi, How Can We Help You?

Blog

Zgoda na przesyłanie newslettera. Jak ją uzyskać?

Tak zwany e-mail marketing staje się ostatnio coraz bardziej popularny. Coraz więcej firm rozsyła do swoich potencjalnych klientów newslettery zawierające, na przykład, informacje o nowościach czy promocjach w firmie. Tworząc bazę adresów e-mail warto pamiętać o tym, że adresy te stanowią dane osobowe. Wysyłanie informacji handlowej również uregulowane jest przez prawo. Zgoda na przesyłanie newslettera, to konieczność. Jak ją uzyskać?

Warto przeczytać : Dane osobowe

Rozsyłanie firmowego newslettera do potencjalnych klientów, tak naprawdę wiąże się z koniecznością uzyskania dwóch zgód. Z racji tego, że adres  e-mail stanowi dane osobowe, należy uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Jako, że newsletter najczęściej tworzony jest po to, ażeby promować nasze produkty czy usługi, a zatem zawierać będzie informację handlową, to konieczne jest również uzyskanie zgody na przesyłanie informacji handlowej.

Zgoda na przesyłanie newslettera – przetwarzanie danych

Na przetwarzanie danych osobowych, w celu przesyłania newslettera, konieczne jest uzyskanie zgody. Zgodnie z obowiązującą jeszcze ustawą o ochronie danych osobowych zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Oznacza to, że zgoda powinna być wyrażona wprost. Najczęściej stosowanym sposobem uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych jest zastosowanie odpowiednich checkboxów przy formularzu zapisu na newsletter.

Inną stosowaną metodą jest tzw. double Opt-in. Osoba, która dokonała zapisu, otrzymuje e-mail potwierdzający, w którym, żeby potwierdzić zapis na newsletter obowiązana jest wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Obie te metody często stosowane są łącznie.

Warto przeczytać : Projekt ustawy o ochronie danych osobowych cz. I

Zgoda na newsletter według RODO

Wchodzące w życie w maju 2018 nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zawierają własne wymagania co do udzielenia zgody.   Według RODO zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Rozporządzenie określa ponadto , że jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrażą zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii. Musi ono być przedstawione w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia osoby, której dane dotyczą, stanowiąca naruszenie niniejszego rozporządzenia nie jest wiążąca.

RODO wskazuje, że udzielenie zgody będzie mogło polegać na zaznaczeniu okienka wyboru (tzw. checkbox) podczas przeglądania strony internetowej, na wyborze ustawień technicznych do korzystania z usług społeczeństwa informacyjnego lub też na innym oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych.

Rozporządzenie wprost wskazuje na to, o czym mówiło się również do tej pory, a mianowicie, że okienka zgody, które są domyślnie zaznaczone, nie spełniają wymogów wyrażenia zgody na przetwarzanie danych.

 Informacje dla osoby wyrażającej zgodę

Warto pamiętać również o szeregu obowiązków informacyjnych. Takich jak chociażby informacja o możliwości wycofania zgody, o tożsamości administratora czy o celu przetwarzania danych osobowych. Wpis o obowiązkach informacyjnych administratora danych wkrótce pojawi się na naszym blogu. Zachęcamy do obserwowania naszej strony na Facebooku, gdzie pojawiają się zawsze informacje o najnowszych wpisach.

 Zgoda na przesyłanie newslettera – informacja handlowa

Przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej jest zakazane.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wskazuje, że żeby informacja uznana była za zamówioną, wymagana jest zgoda odbiorcy na jej otrzymania, możliwe jest wyrażenie tej zgody poprzez udostępnienie adresu elektronicznego w celu otrzymywania tej informacji.

W formularzu zapisu na newsletter należy wyraźnie zaznaczyć zatem, że w newsletterze wysyłana będzie informacja handlowa ( informacje o produktach, o nowościach, o promocjach), a udostępnienie adresu e-mail dokonywane jest w celu otrzymywania tej informacji.

Wiele osób dla bezpieczeństwa preferuje jednak  zbieranie wyraźnej zgody na otrzymywanie informacji handlowej. W tym celu w formularzu zapisu na newsletter tworzony jest osobny checkbox. Jego zaznaczenie stanowi wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną. Popularnie stosowany jest również wspomniany wyżej, double Opt-In. Warto pamiętać o tym, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych i zgoda na otrzymywanie informacji handlowej, powinny zostać pozyskane oddzielnie. Na przykład w formie dwóch osobnych checkboxów.

Warto pamiętać o tym, że zgoda na przesyłanie newslettera jest koniecznością. Przetwarzanie danych osobowych z naruszeniem przepisów o ich ochronie może grozić dotkliwymi dla przedsiębiorców sankcjami.

Warto przeczytać :  Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych – projektowane zmiany

Na co dzień zawodowo wspieramy przedsiębiorców w prowadzeniu działalności gospodarczej. Pomagamy w bieżących sprawach związanych prawem dla przedsiębiorców, prawem pracy, zabezpieczaniem i dochodzeniem roszczeń, czy prawem nowych technologii. Na blogu dzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem. Informacje o najnowszych wpisach zawsze pojawiają się na stronie kancelarii na Facebooku. Zapraszamy do jej obserwowania.

 

Warto przeczytać :

Przetwarzanie danych osobowych przez blogera

Jakich danych osobowych można domagać się w procesie rekrutacji?