Kontrola przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych – postępowanie

Postępowanie kontrolne zostało uregulowane w przepisach rozdziału 7 projektu ustawy o ochronie danych osobowych. Mają one być stosowane zarówno w przypadku kontroli przeprowadzanych według z góry ustalonego planu, zatwierdzonego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,  w przypadku kontroli doraźnych oraz w przypadku postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Kontrole będą przeprowadzane przez upoważnionych pracowników urzędu.

Czas trwania kontroli

Kontrola przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych będzie mogła trwać nie dłużej niż miesiąc. Początkiem tego terminu będzie dzień podjęcia czynności kontrolnych. Za podjęcie czynności kontrolnych będzie uznawany moment okazania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wraz z legitymacją służbową lub innym dokumentem  potwierdzającym tożsamość.Co ciekawe upoważniony do przeprowadzenia czynności kontrolnych pracownik, może okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli nie tylko kontrolowanemu, ale również jego pracownikowi, albo przywołanemu świadkowi. Świadkiem tym powinien być funkcjonariusz publiczny. Ta regulacja ma zapewnić możliwość przeprowadzenia kontroli, również w przypadku nieobecności kontrolowanego.

Uprawnienia kontrolującego

Kontrolujący, w celu uzyskania informacji mogących stanowić dowód w sprawie, będzie mógł m.in. wejść na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń. Będzie miał prawo wglądu do dokumentów oraz innych informacji, które będą miały bezpośredni związek z przedmiotem kontroli. Kontrolujący będzie mógł przeprowadzić oględziny urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych.

Uprawnienie do przesłuchania

W zakresie niezbędnym dla ustalenia stanu faktycznego, kontrolujący będzie mógł prowadzić przesłuchania świadków. Projekt ustawy przewiduje również uprawnienie do żądania pisemnych lub ustnych wyjaśnień.Warto pamiętać o tym, że kontrolujący będzie mógł przesłuchać w charakterze świadka również pracowników kontrolowanego. Przesłuchanie odbywać się będzie po pouczeniu o odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy.

Kontrola przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych – obowiązki kontrolowanego

Projekt ustawy przewiduje również nałożenie pewnych obowiązków na kontrolowanego. Będzie on m.in. miał obowiązek zapewnić  kontrolującemu oraz osobom upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Chodzi tutaj, na przykład, o sporządzenie kopii dokumentów czy informacji zgromadzonych na nośnikach, urządzeniach lub w systemach i potwierdzenie ich zgodności z oryginałem.

Kontrola z udziałem funkcjonariuszy

W czasie, kiedy przeprowadzana będzie kontrola przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, kontrolujący będzie mógł również korzystać  z pomocy funkcjonariuszy innych organów kontroli państwowej lub Policji. Warto zwrócić uwagę na to, że tego typu regulacja jest nowością, jeżeli chodzi o tego typu kontrolę.

Nagrywanie czynności

Przebieg kontroli ma być utrwalany w protokole kontroli. Taki protokół ma podpisywać kontrolujący i kontrolowany.  W uzasadnionych przypadkach przebieg kontroli, będzie mógł być nagrywany. Utrwalanie przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz będzie możliwe po uprzednim poinformowaniu kontrolowanego. Utrwalane będą mogły być również poszczególne części w toku kontroli.

Projekt ustawy

Warto pamiętać o tym, że artykuł ten pisany jest na podstawie projektu ustawy  o ochronie danych osobowych. Posługujemy się więc pewnymi założeniami, które mogą jeszcze zostać zmodyfikowane. Nie mniej jednak warto już teraz przygotować swoją firmę na wejście w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych. Przeprowadzenie stosownych audytów i wdrożenie odpowiednich procedur może wymagać określonej ilości czasu.