Przetwarzanie danych osobowych- definicja

Na początek warto zwrócić uwagę na definicje dotyczące przetwarzania danych osobowych. Na definicję zawartą  w aktualnie obowiązującej ustawie o ochronie danych osobowych oraz tę zawartą w RODO (czyli w unijnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, którego przepisy zaczną nas obowiązywać w maju 2018r.)Ustawa o ochronie danych osobowych stanowi, że przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.Według rozporządzenia „przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Przetwarzanie danych osobowych w praktyce

Warto zwrócić uwagę na to, że w pojęciu przetwarzania danych osobowych, mieści się tak naprawdę szereg czynności. Począwszy od procesu zbierania danych, aż do procesu ich usuwania. Obie definicje odnoszą się zarówno do czynności wykonywanych w sposób zautomatyzowany, przy pomocy systemów informatycznych, jak i do czynności wykonywanych poza tymi systemami.Jeżeli organizujmy konkurs na stronie internetowej, a dla celów tego konkursu tworzymy zbiór danych osobowych uczestników ( np. imię, nazwisko, e-mail), to dokonujemy przetwarzania danych osobowych.  Jeżeli przeprowadzamy rekrutacje nowych pracowników, to również przy tej okazji najczęściej dokonujemy przetwarzania danych osobowych ( do celów rekrutacji). Zbieramy dane o potencjalnych pracownikach, najczęściej dane te przechowujemy, często porządkujemy w określonym zbiorze.Warto przeczytać : Jakich danych osobowych można domagać się w procesie rekrutacji?

Przetwarzanie danych osobowych – nie tylko w sposób zautomatyzowany

W dobie powszechnego używania systemów informatycznych przetwarzanie danych osobowych często kojarzy się jedynie z komputerowymi bazami danych. Warto pamiętać o tym, że również tradycyjne, pozakomputerowe zbiory danych podlegają przepisom o ochronie danych osobowych.  Zatem przechowywanie danych osobowych , na przykład imion,  nazwisk i danych adresowych w zbiorze tradycyjnym, papierowym, również, co do zasady, będzie przetwarzaniem tychże danych.Należy pamiętać o tym, że przepisy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie również do prowadzonej w formie tradycyjnej korespondencji. Jeżeli posiadamy zbiór danych osobowych należących do osób fizycznych, prowadzony w celu wysyłania tym osobom korespondencji  w tradycyjnej ( nie elektronicznej formie) to przetwarzanie tego typu danych również podlega przepisom o ochronie danych osobowych.

Rejestr korespondencji w firmie a przetwarzanie danych osobowych

Warto zwrócić uwagę również na stanowisko GIODO w sprawie rejestrów pism przychodzących i wychodzących. Często w firmach prowadzony jest rejestr pism czy korespondencji przychodzącej i wychodzącej. W rejestrze tym zbierane są dane osobowe, m.in. imiona, nazwiska, adresy nadawców i adresatów korespondencji. Taki rejestr, nawet jeżeli prowadzony jest w formie papierowej, jest uznawany za zbiór danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. W obecnym stanie prawnym podlega on zgłoszeniu do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.