Dofinansowanie do wakacji mogą stosować przedsiębiorcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na etaty. Dofinansowanie zasilane jest ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jeśli przedsiębiorca nie prowadzi działalności w formie jednostki budżetowej, nie ma obowiązku tworzenia funduszu. Natomiast jeśli utworzył go dobrowolnie, może spodziewać się, że większość pracowników złoży wnioski o przydzielenie im dofinansowania do urlopu wypoczynkowego. Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy ci mają również możliwość zrezygnowania z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego na warunkach określonych ustawą.

Kiedy i w jakiej wysokości pracodawca może wypłacić dodatek do wakacji?

Wysokość pieniężnego dodatku do wakacji pracodawca wyznacza indywidualnie dla każdego pracownika, zaś dodatek przysługuje jedynie wtedy, gdy pracownik spełnia wymogi zawarte w firmowym regulaminie. Na wysokość dofinansowania wpływa sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika uprawnionego do korzystania z Funduszu. Dodatek do wakacji pracodawca może przyznać na podstawie złożonego przez pracownika wniosku o dofinansowanie “wczasów pod gruszą”. Wraz z wnioskiem pracownik składa oświadczenie potwierdzające jego sytuację życiową, materialną i rodzinną. Jakiekolwiek świadczenia finansowane ze środków ZFSŚ są nieobowiązkowe oraz rozdzielane na pracowników w różnych kwotach, w związku z tym pracownik musi liczyć się z tym, że może nie dostać dodatku do urlopu.

Dofinansowanie do “wczasów pod gruszą” zgodnie z indywidualną sytuacją każdego pracownika nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Co się tyczy podatku dochodowego, dodatkowe pieniądze przekazane pracownikowi przez szefa są przychodem w ramach stosunku pracy. Wyjątkowo natomiast podatek dochodowy od takiego dofinansowania pracownik zapłaci tylko wtedy, kiedy wyniesie ono ponad 380 zł. PIT-em objęta zostanie nadwyżka.

Pracodawca musi prowadzić działalność socjalną. Nakazuje mu to kodeks pracy. Stosownie do swoich możliwości ma zaspokajać bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Szczegóły reguluje ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli prywatny pracodawca zatrudnia ponad 20 pracowników i zdecyduje się utworzyć fundusz, to będzie musiał dokonywać dyspozycji pieniędzmi funduszu według regulaminu.

Możliwość wykorzystywania środków ZFŚS na konkretne cele nadal pozostaje problematyczna i budzi wątpliwości. Zarządy firm często motywują swoje załogi np. wyjazdami lub imprezami integracyjnymi wykorzystując do tego celu pieniądze z funduszu. Kadrowcy mają jednak wątpliwości, czy takie sytuacje można finansować z ZFŚS. Przez wiele lat wydawało się bowiem, że środki z ZFŚS miały być przeznaczone na świadczenia dla najuboższych pracowników, a nie dla wszystkich.

Ważne zatem dla pracodawcy pozostaje rozumienie pojęcia działalności socjalnej oraz ustalenie, czy pomoc z funduszu musi być przyznawana wyłącznie na podstawie tzw. kryterium socjalnego.

Za działalność socjalną można uznać usługi świadczone przez pracodawców w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki, udzielanie pomocy finansowej, pomocy na cele mieszkaniowe. Klasyczne przykłady pomocy z funduszu to dofinansowanie wczasów, przyznawanie zapomóg, pożyczek, bonów i paczek świątecznych.

Tradycyjnie fundusz był postrzegany jako źródło finansowania indywidualnej pomocy dla najuboższych pracowników. Z biegiem lat odchodzono jednak od tej interpretacji i obecnie można zauważyć że doktryna zmierza w stronę liberalnego podejścia do zasad funkcjonowania funduszu. W roku 2008 Sąd Najwyższy przyjął szeroką definicję działalności socjalnej. Uznał, że imprezy masowe, pikniki, andrzejki, wycieczki są działalnością socjalną bądź jako działalność rekreacyjna, bądź jako forma wypoczynku krajowego. Jeśli regulamin funduszu przewiduje wydatkowanie pieniędzy na jeszcze inne cele, które mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej, może on też ustalać inne reguły korzystania z tych świadczeń, np. na zasadzie powszechnej dostępności. W 2014 roku zaś Sąd Najwyższy podkreślił, że działalność socjalna w rozumieniu ustawy o ZFŚS jest pojęciem szerszym od obowiązku zaspokajania socjalnych potrzeb pracownika. Uznał, że działalność socjalna może być ukierunkowana także na większą liczbę uprawnionych.

Fundusz socjalny idealnie nadaje się do finansowania nowych metod motywowania zatrudnionych, zaś najnowsza linia orzecznicza sądów pozwala na przyznawanie świadczeń z funduszu w oparciu nie tylko o kryterium socjalne. Regulamin ZFŚS może przewidywać gospodarowanie jego pieniędzmi na zasadzie powszechności i równej dostępności. To podejście otwiera nowe możliwości dla celów zakładania ZFŚS. Należy jednak pamiętać, że pracodawca, który chce odstąpić od stosowania kryteriów socjalnych, musi przewidzieć taką możliwość w regulaminie.