Zawarcie umowy przez e-mail

Wiele umów może być zawartych w dowolnej formie. Nie jest wcale wymagana forma pisemna. Mogą być zawarte ustnie, a nawet w sposób dorozumiany. O ile ten sposób zawierania umów sprawdza się w drobnych sprawach życia codziennego, to nie jest zalecany w obrocie profesjonalnym. W razie ewentualnego sporu sądowego o wiele trudniej jest wykazać, jaka była dokładna treść umowy.Większość umów może być również zawarte drogą e-mailową. Zawarcie umowy przez e-mail sprawia, że dysponujemy zapisem rozmowy między nami a kontrahentem. W razie potrzeby możemy przedstawić treść wszystkich ustaleń, które były przedmiotem tej rozmowy przed sądem.

Forma dokumentowa czynności prawnej

Zawarcie umowy przez e-mail to, co do zasady, zawarcie jej w tzw. formie dokumentowej. Dla zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.Dokumentem natomiast jest „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Dokumentem będzie zatem nie tylko umowa zapisana w formie papierowej, ale również informacja tekstowa, graficzna czy dźwiękowa, utrwalona w postaci pliku. Takim dokumentem może być nagranie video czy nagranie dźwiękowe, SMS, faks czy właśnie e-mail.

Jakich umów nie można zawierać przez e-mail?

Warto pamiętać o tym, że nie zawsze zawarcie umowy przez e-mail będzie  możliwe. Czynność dokonana w formie dokumentowej nie jest równoznaczna z formą pisemną zawarcia czynności. Zatem, jeżeli dla jakieś czynności jest wymagana forma pisemna, to zawarcie umowy przez e-mail, nie będzie wystarczające.Na przykład przy umowie poręczenia, oświadczenie woli poręczyciela powinno być, pod rygorem nieważności złożone na piśmie. Umowa poręczenia zawarta przez e-mail, bez złożenia oświadczenia przez poręczyciela na piśmie, będzie nieważna.Dla wielu czynności ustawodawca przewidział jeszcze bardziej rygorystyczne formy, na przykład formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi czy formę aktu notarialnego. W takiej sytuacji oczywiście nie może być mowy o zawarciu umowy przez e-mail. Na marginesie warto wspomnieć o tym, że na przykład dla zbycia czy wydzierżawienia przedsiębiorstwa wymagana jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Forma elektroniczna

Nie możemy nie wspomnieć tutaj o formie elektronicznej dokonania czynności prawnej. Do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenie tego oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny, to tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.Takie oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.Przyjmuje się zatem, że jeżeli w ustawie wymagana jest forma pisemna, to złożenie oświadczenia w formie elektronicznej jest wystarczające.

Niezachowanie wymaganej formy

Niedochowanie wymaganej formy może mieć różne konsekwencje. Jeżeli ustawa zastrzega dla dokonania czynności formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną, to czynność dokonana bez jej zachowania jest nieważna, jeżeli ustawa przewiduje tzw. rygor nieważności. W przeciwnym razie uznaje się, że forma ta przewidziana jest do celów dowodowych.Jeżeli ustawa przewiduje inną formę szczególną (np. formę aktu notarialnego), to czynność dokonana bez jej zachowania jest nieważna. Chyba, że zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.